Hayatımız sürekli olarak “Yarın sabah bunu yapmam lazım.”, “Yarım saat sonra yaparım.”, “Akşam spora giderim.” cümleleri ve benzerleri ile geçiyor. Hep çok yorgun, hep çok meşgulüz. Kafamız sürekli olarak bir şeyler ile dolu ve yapılması gerekenleri bir türlü yapacak zamanı bulamıyoruz. Tüm bunlar yetmezmiş gibi herkes, bizlerden yapmamız gerekenleri bekliyor ve bizim de bunu yapmaya zamanımız yokken bahane bulmaya fazlası ile zaman yaratabiliyoruz. Ailemiz, arkadaşlarımız, iş ve sosyal çevremiz, öğretmenlerimiz ya da patronlarımız… Karşımızdaki kişi kim olursa olsun, onlara “kafamızın içinin bir çöplükten daha dolu olduğunu” yansıtarak, kaçmak istiyoruz. Niye? Neden kaçıyoruz? Neden zamanı daha iyi yönetmeyi denemiyoruz?
Kafamızın içerisi bir çöp yığınından daha kötü bir hale geldiğinde, her şeyin bir anda karmaşık olduğunu hissederiz. Yaşadığımız ilişkiler, duyduğumuz sesler, attığımız adımlar… Her şey bir anda o kadar karmaşık hale gelir ki, bu karmaşa içerisinde neyi, ne zaman, ne şekilde ve nasıl yapmamız gerektiğinin bilincini kaybedebiliriz. Böyle bir durumdayken, yapacağımız şeyleri hatırlamamak ya da görmezden gelmek beynimizin kaçış noktası olmaktadır.
Burada yakalamamız gereken kelime, görmezden gelmek olmalıdır. Kafamızın içerisinde dönüp dolaşan bir “Yapılacaklar Listesi” varken, bu listeyi hiçe saymak, çöplüğe dönen kafamızın içerisindeki pis kokuyu alıp hiçbir şey yapmamak anlamına gelir. Sorumluluklardan kaçmak bir müddet mide bulantısı yaratabilir fakat insan belli bir noktadan sonra her şeye alıştığı gibi, bu duruma da alışır.
“Bu durumu düzeltmek için hiçbir yol yok mu?” diyeceksiniz… Elbette var! Bu durumdan kurtulmak, çöplüğe dönen zihnimizi bahar bahçe kıvamına getirmek için aslında Japonlar tarafından kullanılan bir teknik mevcut ve bu tekniğe “Kanban Tekniği” deniyor.
Görselleştir ve Sınırla
Antik ve Japon kelimelerini duyunca genel olarak insanlar heyecanlanır. Bunun sebebi henüz bilinmez ama Japonlar söz konusu olduğunda eğitimleri, disiplinleri, teknikleri ve yaşam tarzları daima ilgi çekici olmuştur. Fakat bu teknik sanılanın aksine Antik Japon zamanından gelmez. Eskidir fakat o kadar da değil…
1940’lı yıllarda Toyota fabrikasının çalışanlarından biri olan Mühendis Taiichi Ohno, Kanban Tekniği adını verdiği sistemi geliştirerek iş akışını daha iyi bir hale getirmek istemiştir. Yani Ohno bu tekniği tamamen teknoloji ve tasarımı odak noktası haline getirerek oluşturmuştur. Kanban Tekniği’nin de özünde bu vardır. Kelime bakımından Kanban, “tabela” ya da “tahta” anlamına gelmektedir. Tabele/tahta görsel bir niteliktir ve belli bir şeyi sınırlar. Buradan da anlaşılacağı gibi tekniğin özü görselleştirmek ve sınırlamak.
Daha anlaşılır bir dille ifade etmek gerekirse, kafamızda dönüp dolaşan ve çöplüğe dönen her şeyi bu teknik bir tahtaya yazmamızı söylemektedir. Kafamızın içerisinde dönüp dolaşan, sürekli bizlere bahane yaratmayı tetikleyen fikirleri, yapılacakları ve daha nice düşünceyi kırtasiyeden aldığımız post-it’ler yardımı ile “görebileceğimiz” bir alana yapıştırmamız gerektiği anlamına gelmektedir. Dilediğiniz rengi kullanabilir, dilediğiniz şekilde asabilirsiniz. Dilerseniz paint üzerinden kendi post-it’lerinizi oluşturup, yazıcıdan çıkarıp, duvarınıza asabilirsiniz. Tercih sizin!
Tahtanızın İsmi Can Alıcı Nokta
Önemli olan tahtanıza isim vermek. “Yapacağım” tahtası mı, “Planlıyorum” tahtası mı, yoksa “İstiyorum” tahtası mı oluşturacaksınız? Tahtanızın ismi ne ise buraya ona göre fikirlerinizi yapıştırmanız gerekiyor. Eğer tahtanızın ismi “Yapacağım” ise, buraya sadece yapmanız gereken ve “Yapacağım” dediğiniz şeyleri yapıştırmalısınız. Hayal ettiğiniz ya da gerçekleştirmek istediğiniz şeyleri değil… Tüm listeniz hazırlandıktan sonra listenizin isterseniz altına, isterseniz soluna, isterseniz sağına (bizim tavsiyemiz sağına) uzunca bir çizgi çizmeniz gerekiyor. Bu çizgi “Yapıyorum” dediğiniz şeyler için geçerli. Yapmaya başladığınız post-it üzerindeki her hedefi, fikri ya da başka bir şeyi, yapmaya başladığınız andan itibaren çizginin ötesine taşımanız gerekiyor.
Çizginin ötesi olan alan, diğer alana göre daha önemli çünkü, sınırlı bir alan. Bu alan içerisinde gerçekten bir şeyleri yapmanız, kendinize sınır koymanız gerekiyor. Aynı anda çok fazla işi yapmanıza da gerek yok bu alan içerisinde. Birer birer tüm işlerinizi yapabilirsiniz. Ohio Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırmaya göre insanların yalnızca yüzde 3’lük bir dilimi multitasking (aynı anda pek çok işi yapabilme) becerisine sahiptir. Eğer o yüzde 3’lük dilimde değilseniz, konsantrasyonunuzu dağıtmaya hiç gerek yok.
Üçüncü Alanın Zaferi
“Yapıyorum” alanınızdan sonra ihtiyacınız olan bir alan daha bulunuyor. Yani “Yapıyorum” çizgisinden sonra bir çizgi daha çekmeli ve buraya da “Yaptım” demelisiniz. İkinci alan içerisinde tamamladığınız fikirleri, hedefleri ve benzeri aktiviteleri de alıp bu alana yapıştırmalısınız. İşte Kanban Tekniği tam anlamıyla bu üç alanın birleştirilmesinden oluşuyor.
“Yapacağım”, “Yapıyorum” ve “Yaptım” alanları, iş akışlarını daha iyi bir hale getirmenizi sağlamaktadır. Her iş tamamlandıktan sonra bir diğer alana geçerek ilerlemektedir. Bir süre sonra içinizde alanları hızlı bir şekilde ilerletmek için “bitirme/tamamlama” hazzı oluşacaktır. Beyniniz tek bir iş için tam anlamıyla odak seviyesine ulaştığında ve yapmanız gerekenleri görsel bir şekilde de karşınızda bulundurduğunuzda zaman yönetiminde beceri kazanabilirsiniz. Görselleştirmek, aktiviteleriniz ve planlarınız açısından zihninizde daha net bir şekilde yer alacaktır.
Üstelik bilimsel olarak da bu tekniği uygulamak, “Kendimi iyi hissediyorum” dememizi sağlayan serotonin hormonunun da salgılanmasını sağlamaktadır. Bu hormon ile birlikte rahatlama, sakinleme hislerine ulaşırken zafer hazzını duymak, yeniden ilk alana dönerek bir şeyleri başarma arzusu elde etmek hem fiziksel hem nörolojik hem de psikolojik olarak bizlere iyi gelmektedir.
