34. ABD Başkanı Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen zaman yönetimi modeli, İkinci Dünya Savaşı sırasında alınması gereken sürekli ve zor kararlar sonucunda ortaya çıkmıştır. Dönemin Başkanı Eisenhower, Sefiller kitabında geçen “Devrimler bir rastlantıdan değil de ihtiyaçtan oluşur.” cümlesine adeta bir örnek oluşturmuştur.
Superman Gibi Olmanızı Sağlıyor
İş hayatı içerisinde herkes bir Superman gibi hareket etmek ister. Farklı alanlardaki pek çok işi aynı anda yapmak, hem zihin hem de beden yorgunluğu oluşturur. Bir süre sonra anksiyete, depresyon gibi problemler de ortaya çıkar. Fakat ABD Başkanı tarafından geliştirilen bu zaman yönetimi modeli, sizi bir Superman’e çevirebilir. Modelin temelinde “öncelik” kelimesi yatar. İş yükünde “öneme göre gruplandırma” stratejisini ele alır ve zamandan tasarruf sağlar.
Genel olarak iş hayatında sık sık sorulan “Bu işler nasıl yetişecek?” sorusunun da cevabını oluşturur. Uzun vadede stresten uzaklaştırır, tükenmişlik sendromunu önler ve bir alışkanlık haline getirilirse, personelin omuzlarındaki tüm yükü bir anda azaltır…
Performans, Üretkenlik, Enerji
Eisenhower Matrisi, aslında şu temel sözlere dayanıyor,
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important. – ABD Başkanı Dwight David Eisenhower”
Yani, “Önemli olan nadiren acil, acil olan nadiren önemlidir.” demek oluyor. Burada kafanız biraz karışabilir ama şu denmek isteniyor, yoğun bir program olduğunda tüm işler acil gibi görünebilir fakat acil oldukları kadar da önemli olmayabilirler. Dikkatli bir şekilde ayrım yapıldığında acil ama önemli, acil ama önemli olmayan, acil ve önemli olmayan, önemli ama acil olmayan işlerin sorumluluğunu almış olabilirsiniz.
İşte Eisenhower Modeli, tam olarak da buna dayanıyor. İşlerinizi dört ana grup halinde toparlamanız gerekiyor. Kendinize sürekli olarak şu soruları sormanız isteniyor, “Bu iş gerçekten acil mi?”, “Bu iş gerçekten önemli mi?”
Modelin sonucunda da performans artıyor, enerji tükenmiyor ve üretkenlik bir üst seviyeye çıkıyor.
Model Nasıl Uygulanıyor?
Eisenhower Matrisi aslında tam anlamıyla basit bir işleyişe sahip! Öncelikle kendinize bir adet “Yapılacaklar Listesi” oluşturmalısınız. Ardından bu listedeki maddeleri 4 ana grup altında toplamalısınız. İlk grup acil ve önemli olan işlerinizi kapsamalı. Çok fazla zaman kaybetmeden, bir an önce gerçekleştirmeniz gereken ve kritik bir öneme/değere sahip olan işlerinizi bu grup altına toplamalısınız. Örneğin, teslim tarihinin dolmasına iki gün kalan ve hala başlanmayan bir projeniz varsa, bu grubun altında yer almalı.
İkinci grup önemli olan fakat acil olmayan işlerinizi kapsar. Buradaki işlerin tam olarak ne zaman yapılması gerektiğine karar vermelisiniz. Örneğin, iki ay sonra gerçekleştirmeniz gereken bir sunum varsa, bu sunum üzerine yoğunlaşmak için bolca vaktiniz olduğu anlamına gelir. Bu vakit içerisinde en uygun zaman dilimini belirlemeli ve not almalısınız. Yani bu grup sizin “planlama” yaptığınız önemli işlerinizin yer aldığı grup olacaktır.
Üçüncü grup acil olan fakat önemli olmayan işlerinizi kapsamaktadır. Bu işler için takım arkadaşlarınızdan yardım alabilirsiniz. Örneğin bir toplantıya katılacaksanız ve otel, uçak rezervasyonlarınızı yaptırmanız gerekiyor. Bu iş için bir takım arkadaşınızı görevlendirebilirsiniz.
Dördüncü grup ise acil ve önemli olmayan işlerinizin yer aldığı, tamamen uzak durmanız gereken, size vakit kaybı yaratacak olan ve üretkenliğinizi, performansınızı, enerjinizi tüketecek işlerin yer alacağı grup olacaktır. Örneğin, telefonunuzdaki oyunu güncellemeniz gerekiyor. Bu durum ne aciliyeti ne de önemi olan bir durumdur. O yüzden bir kenara fırlatıp atılabilir…
İnsan kaynaklarında kullanıldığında, yüksek başarı ve motivasyon getiren bu model, bir tek iş hayatında değil, günlük yaşam içerisinde de kullanılabilecek bir model olarak bulunmaktadır. “Bir ara yaparım.”, “Bir ara alırım.”, “Bir ara giderim.” dediğiniz her iş için bu zaman yönetimini kullanabilirsiniz.
